Referat fra Bestyrelsesmøde den 14.01.19 kl. 16.00
på adressen Sortelung 4, 5792 Årslev.
Dagsorden :
1. Godkendelse af dagsordenen / evt. optagelse af nye punkter
Add. 1-dagsorden godkendt med ændringer i rækkefølge og tilføjelse af pkt. 12B
2. Evt. gennemgang af beslutninger truffet på sidste møde
Add. 2 – Ingen punkter til drøftelse
3. Drøftelse af periode regnskab – udsendt af Paul
bilag 1 og 2 fra Landskontoret vedr. årsafslutning
add. 3- gennemgået og godkendt.
Vedr. skrivelse fra Landskontoret bilag 1 og 2.
Bestyrelsen drøftede indgående materialet, og må erkende, at hverken kasserer, formand, regnskabsfører eller andre bestyrelsesmedlemmer har kundskaber, evner eller kompetencer til at udfylde de krævede papirer, da ingen er regnskabsuddannede.
Det er afdelingsbestyrelsens opfattelse, at landskontorets økonomiske afdeling har meget dygtige og uddannede regnskabs medarbejder, der nemt vil kunne hjælpe med dette.
Det besluttedes, at der skrives et brev til Landskontoret, som servicekontor for Røde Kors afdelingerne, og beder dem hjælpe afdelingen med udfyldelse af skemaerne.
4. Drift overskud 2018
Fordeling af driftsoverskuddet– Sundhedsklinikkerne , evt. Asylcentrene , evt. ?
Bilag vedhæftet (også tidligere udsendt)
Driftsoverskud på ca. 719.900 kr.
Add. 4- det besluttedes at støtte Venskabs projektet i Hvide Rusland med det manglende beløb
(opgjort til 144.547 kr) og resten overføres til Røde Kors Sundhedsklinikken
5. Regnskabsføring og kontering i 2019 og fremover.
Vi har tidligere drøftet vores regnskabsføring – især ifm. det økonomiske eftersyn som er gennemført af Landskontorets medarbejdere. Som der er kontoret indtil nu, så har vi adskilt butikkernes drift fra drift af biler, annoncering, sortering, møbelafdelingen, tøjindsamling mm. Det medfører, at der bliver et stort butiksoverskud og dermed et stort beløb til katastrofefonden (de 34%).
Hvis vi konterer alle driftsudgifter på butikkerne, så vil de 34% af gode grunde blive mindre, modsvarende vil årets driftsoverskud blive tilsvarende større-det beløb vi selv disponerer over ved årets afslutning.
Add. 5- det besluttedes at fortsætte bogføringen som hidtil.
6. Bestyrelsens sammensætning
Jeg har talt med Willi Hansen fra Ferritslev, som er villig til at stille op til valg til bestyrelsen. Willi er 69 år, har arbejdet i ventilationsbranchen gennem mange år og har været medejer af virksomheden, men er nu på nedsat arbejdstid. Willi har i mange år været medlem af (og formand) for bestyrelsen i Superbrugsen i Ferritslev, er aktiv indenfor sport og er medvirkende til, at der i lokalsamfundet arbejdes på at forbedre de lokale forhold.
Jeg har talt med endnu en mulig kandidat, som vil melde tilbage før vores næste bestyrelsesmøde. (har meddelt, at han gerne vil være suppleant)
Kender I én eller flere gode kandidater, så hører jeg gerne herom. Ifølge vedtægterne kan bestyrelsen uden generalforsamlingens godkendelse til enhver tid supplere sig med op til halvdelen af det antal bestyrelsesmedlemmer, der er indvalgt i bestyrelsen.
Add. 6- bestyrelsen indstiller Willi Hansen til bestyrelsen og Herholdt Hartmann, Egon Noer Pedersen og Villy Bonde som suppleanter til bestyrelsen.
7 SMS og mail henvendelser til frivillige og medlemmer
Mange frivillige og flere medlemmer har henvendt sig og klaget over, at de modtager sms eller mail med opfordring til at indbetale midler til Røde Kors arbejdet. De anfører, at de ikke har giver tilladelse til at ville modtage sådanne sms/mail, og de mener ikke, at underskrift af frivillig aftalen beretter Røde Kors til sådanne sms/Mail henvendelser, som man finder anstødelige i sammenhæng med deres frivillige indsats.
Hvorvidt sådanne sms/mail henvendelser er i modstrid med data loven, har vi ikke indsigt til at kunne vurdere.
Men utilfredsheden blandt sms/mail modtagerne er åbenlys.
Ved underskrift af frivillig aftalen beder Afdelingen/bestyrelsen om, at de oplyser deres mobil tlf. nummer og mail adresser, hvilket åbenbart medfører, at Landskontoret har den opfattelse, at så kan de henvende sig til de frivillige og medlemmer, som vel hører til afdelingens ansvarsområde.
Add. 7- bestyrelsens drøftede sagen indgående og besluttede at rette henvendelse til Hovedbestyrelsen i sagen.
Det er bestyrelsens opfattelse, at det ikke er acceptabelt at frivillige og medlemmer modtager disse opkald og henvendelser, som kan gennemføres fordi bestyrelsen har overholdt aftalen om, at alle frivillige skal underskrive Røde Kors aftalen, heri spørges der efter mailadresse og mobil tlf. nummer.
Det er vores opfattelse, at aftalen udfyldes, og indberettes på Kontakt, fordi de frivillige så er ansvars- og ulykkes forsikret. Afdelingsbestyrelsen opfatter det som et etisk dilemma, da vi uvidende om brugen af disse oplysningerne har indberettet data til Kontakt, som herefter anvendes til udsendelse til omtalte frivillige og medlemmer.
At kontakte personer på denne måde, kan medvirke til, at det image Røde Kors har opbygget gennem årene, vil blive skadet.
Røde Kors Midtfyns bestyrelse, skal derfor bede Hovedbestyrelsen om, at der tages skridt til, at denne praksis stoppes hurtigst muligt.
Ved:
1. at afdelingens frivillige og medlemmer fritages for at modtage henvendelse om donationer fra Landskontoret ved at deres mal adresser og mobilnumre slettes fra Kontakt, eller anden forordning gennemført af Landskontoret.
2. at afdelingens nye frivilliges mailadresser og mobil numre ikke vil blive indtastes i Kontakt
7. Generalforsamlingen.
Indlæg om venskabsprojekter og støtte funktioner i Hvide Rusland. – derefter dagsorden som beskrevet i vedtægterne, med bl.a. valg af bestyrelsesmedlemmer, fremlæggelse af beretning, fremtidig virksomhed og regnskab m.v.
Drøftelse og beslutning
Add. 7 – Torben Bach-Petersen genopstiller til valg, Willi Hansen opstiller som kandidat til bestyrelsen begge på anbefaling af bestyrelsen der også indstiller Herholdt Hartmann, Egon Noer Pedersen og Villy Bonde som suppleanter.
8. Hvorledes får vi nye frivillige til butikker, sortering og møbelafdelingen?
Vi ”mangler” flere frivillige i butikkerne så der kan være et tilstrækkeligt antal på alle vagter, ligeledes kan vi bruge flere i tøjsorteringen, da der stadig kommer meget tøj ind. I møbelafdelingen er der også behov for nye frivillige til at supplere de, der efterhånden ikke kan arbejde med de tunge løft mm.
Drøftelse og beslutning.
Add. 8- vi finder navne på medlemmer og bestyrelsesmedlemmerne vil kontakte for om muligt at finde kandidater til bestyrelsen
9. Ansøgning fra butiksudvalget i butikken i Ringe
Udvalget ansøger i anledning af butikkens 30. års jubilæum om et beløb på 8—10.000 kr. til en udflugt med entre til et museum e. lign. og bespisning, hvor alle frivillige inviteres med.
Forslag: der bevilges et beløb pr deltager på udflugten, (ca. 40 frivillige x 200 kr = 8.000 kr.)
Drøftelse og beslutning.
Add. 9- bestyrelsen besluttede at bevilge 200 kr pr deltager på udflugten
10. Orientering om fremsendt forslag om Om-line besøgsvenner. (Egon)
Se artikel i sidste RK blad
Add. 10- vi mødes torsdag med medarbejder fra kommunen for at drøfte mulighederne
11. Orientering om projekt ung mode og genbrug (Jens og Egon)
Add. 11- vi mødes tirsdag med projektdeltagerne for at planlægge projekt forløbet
12. Orientering fra Formand, Næstformand og andre
Add. 12-ES orienterede om en kommende messe i Ringe, hvor afdelingen evt. kan deltage. Flere oplysninger efter næste møde i planlægningsgruppen. Ellers ingen bemærkninger
12 B Praktikant
Es præsenterede mulighed for ”ansættelse” af en praktikant i samarbejde med butikskonsulenten, der kan arbejde for hele kommunekredsen.
Add. 12B – bestyrelsen besluttede at forsøge et sådant samarbejde.
13. Orientering fra kontaktpersonerne
Add. 13-ingen bemærkninger
14. Dato og tid for næste møde den:
18.02.19 kl. 16.00, Generalforsamling den 25.02.19
15. Eventuelt
Add 15 – God samtale om året der gik
Ud over de anførte punkter, drøftede bestyrelsen også ”det politiske udspil” som HB har udsendt.
Bestyrelsen besluttede, at der sendes et brev til HB hvor vores syn på denne sag anskueliggøres.
Referent Egon Schlosser