11.19

Referat fra Bestyrelsesmøde mandag den 19.11
Afbud: Torben Bach-Petersen pga sygdom

Dagsorden :
1. Godkendelse af dagsordenen / evt. optagelse af nye punkter
add. 1 dagsorden godkendt/ingen nye punkter

2. Evt. gennemgang af beslutninger truffet på sidste møde add.2- ingen punkter

3. Drøftelse og godkendelse af regnskabet udsendt af Regnskabsføreren
Add. 3. periode regnskabet gennemgået og godkendt.

4. Tilskud til Projekt for unge kvinder i Malawi.
Bestyrelsen har tidligere givet tilsagn til et tre årigt projekt i Malawi for 115 unge kvinder der kommer på et 8 dages udviklings seminar. Tilsagnet omfatter 2019
Drøftes og der træffes beslutning i sagen. Midlerne kan udbetales i 2018 eller 2019. Budget er sendt ud via mail.
Add. 4 projekt tilskud godkendt for 2019, og der tages i 2019 stilling til videre deltagelse

5. Oplæg vedr. projekt Genbrug og Mode. Forhåbentlig besluttes der den 13.11 i styregruppen vedr. Projektet, i givet fald får i tilsendt projektbeskrivelsen inden bestyrelsesmødet
add.5. projekt drøftet og godkendt og der kan anvendes omkring 40.000 kr i 2019- midler der søges anskaffet ved ansøgning til kommunale puljer.

6. Forslag om ”Juleaften for børnefamilier” i Den Gamle Banegård i Ringe. Der er et par stykker, der har meldt sig som interesseret i at medvirke i sagen. Er det for sent at tage idéen op?
Add. 6- projektet tænkes gennemført i julen 2019 i et samarbejde med foreningen for Stationsbygningens anvendelse.

7. Landsmødet den 3.-4.11
Information v/ Torben og Egon
add. 7. – mødet blev overordnet gennemgået og drøftet

8. Røde Kors Indsamlingen 2018
Drøftelse af resultat og forløbet i år.
Hvorledes vi fremover kan håndtere indsamlingen og finde en ny leder af aktiviteten.
add. 8. – resultatet fra indsamlingen var meget dårligt og det dårligste i mange år, rigtigt mange tilmeldte udeblev desværre fra dagen. Bestyrelsen drøftede forskellige muligheder for forbedring, men afventer et møde med udviklingskonsulenten i det nye år, hvorefter sagen igen tages op på dagsordenen

9. Krav om at anvende Landskontorets regnskabssystem
Vi har siden 2015 anvendt regnskabssystemet E-conomic, det samme gør Fredericia, Faaborg, Odense og flere afdelinger.
Historie:
Vores tidligere kasserer gennem rigtigt mange år Erik Rigvald, som havde været regnskabsfører på et stort Fynsk Gods i mange år, og havde en regnskabsmæssig uddannelse, fik vi overtalt til at bruge Landskontorets regnskabssystem.
Allerede efter 8 måneders brug meddelte Erik, at han ville færdiggøre årsregnskabet, og så ville han slutte som kasserer.
Medlem af bestyrelsen Preben, som arbejder som revisor i et regnskabsfirma i Odense tilbød, at han gerne ville overtage hvervet som kasserer. Det holdt i 14 måneder, så afleverede Preben bilagsmapperne og sagde op som kasserer. Han tilbød at betale regninger indtil vi fandt en ny kasserer.
Torben og jeg havde samtale med 13 evt. kasserer alle med regnskabsmæssig uddannelse, mange sagde ja til hvervet, men efter at have set regnskabssystemet meldte de alle, at de sagde nej-tak.
Vi var i en uholdbar situation, og bestyrelsen besluttede, at vi måtte ansætte en lønnet regnskabsfører og samtidig finde et brugbart regnskabssystem. Med hjælpe fra eksterne revisor fandt vi frem til E-conomic.
Det har fungeret fint siden Maj 2015
Drøftelse og beslutning- hvorledes kan vi organisere det fremover?
Add. 9. – sagen drøftedes og det blev fremlagt, at vores regnskabsfører ikke ønsker at fortsætte, såfremt vi/han tvinges til at anvende et andet system. ES oplyste, at LK arbejder på at forbedre det eksisterende system og vi afventer det færdige resultat. Paul har indvilget i at han sammen med formanden vil vurdere anvendeligheden heraf på et møde afholdt på Fyn. Herefter vil han træffe sin endelige beslutning.

10. Møde med FFV- kommunens renovations selskab
Torben og jeg deltog i mødet hvor det oplystes af genbrugspladsen ved årets udgang vil lukke genbrugsbutikken i Ringe. De ønskede at Røde Kors sammen med andre humanitære organisationer ville hente de møbler, der kom i på genbrugspladsen. Afhentning skal ske i de uger, vi ville får tildelt, og det hver mandag, onsdag og fredag.
Vi aftalte at tage forslaget med til møbelafdelingen for at høre om mulighederne.
Add. 10. -Resultatet: RK Midtfyn har ikke kapacitet til at opfylde de krav der stilles ifm afhentning, hvilket er tilskrevet FFV, der har svaret, at der ikke har været tilstrækkeligt tilmelding fra foreninger til, at der afhente møbler fra genbrugspladsen og at FFV vil gøre brugerne opmærksom på, at de kan aflevere møbler til de respektive humanitære og sociale organisationer i lokalområdet

11. Henvendelser fra Landskontoret til afdelingens aktivitetsledere.
Sidst modtagne mail fra Landskontoret er tilsendt bestyrelsen fra aktivitetslederen, og der ønskes drøftet mailens indhold og det forhold, at LK henvender sig direkte til lederne. Ofte får formanden besked om at det er sket/vil ske, men i det sidste forhold er der ikke tilsendt bestyrelsen en oplysning om dette.
Add. 11.- Bestyrelsen drøftede med stor ildhu og engagement de mange mail henvendelser til aktivitetslederne fra Landskontoret, og medlemmerne fandt indhold, tekst og kontekst at være i et modsætningsforhold til afdelings bestyrelsens ledelses ret og ledelsessystem. Især mail med besked fra en LK medarbejder om: at du som aktivitetsleder har pligt til at informere de frivillige …. breve fra LK der er underskrevet: Chef for Genbrug. Bestyrelsesmedlemmerne er vidende om, at der på LK findes en sådan Chef, men at der for aktivitetslederne/butikslederne i afdelingen ikke findes andre chefer end afdelingsbestyrelsen.
På trods af flere henvendelser forsættes der med denne underskrift. Sidst men ikke mindst en mail sendt direkte til aktivitetslederen for samaritterne og uden henvendelse til bestyrelsen, hvor der indledes med teksten: I løbet af oktober, november og december inviterer Landskontorets samaritter konsulenter sig selv på kaffe hos alle aktivitetsledere. Bestyrelsen finder en sådan formulering uhensigtsmæssigt og krænkende overfor den frivillige.
For at beskytte de frivillige aktivitetsledere og butiksledere og i øvrigt alle vore frivillige med indholdet og oplevede overgreb i mail fra LK, har bestyrelsen truffet nedenstående beslutning.
Bestyrelsen finder disse mail henvendelser fra Landskontorets medarbejdere som dræbende for afdelingens ledelsessystem og beslutter derfor, at pålægge formanden, at alle aktivitets- og butiksledere slettes fra KONTAKT og at bestyrelsen v/ formanden indsættes i stedet for.
Herefter vil afdelingens ledelsessystem som sædvanligt iværksættes.

10 Orientering fra Formand, Næstformand, kasserer og andre fra bestyrelsen
ES: 26-27.09 Sikkert Seniorliv, 25.09 møde med Sundhedsudvalget om integration, 28.09 Netværksmøde, 02.10 foto til Facebook Ringe og Årslev, 03.10 artikel om sprogmentorer, 05.10 besigtige muligheder på Guldhøj, 22.10 Fynsk formandsmøde, 24.10 møde i AIA gruppe, den 24.10 butiksmøde i Årslev, 31.10 Kommunekredsmøde, 02.11 møde i Sikkert Seniorliv, 3.-4.11 Landsmøde, 06.11 butiksmøde i Kværndrup,
06.11 møde med regnskabsfører for at finde materiale til Landskontorets eftersyn af vores regnskab. 09.11 gennemsyn af videoer fremstillet til projektet med sprogmentorer
11.11. oplæg om projekt ”Et godt ældreliv” på varmestuen i Nr. Søby13.11 optagelse af video i møbelafdelingen i Årslev 19.11 møde med foreningen for stationens anvendelse.

11 Orientering fra kontaktpersonerne til aktiviteterne.
add. 11-da der efterfølgende vil være møde med alle aktivitetsledere afventede man information herfra.

12 Lines ophør som bestyrelsesmedlem pga af stort arbejdspres.
Add. 12 – bestyrelsen drøftede, hvem der kunne være kontaktperson til butikken i Ringe. Bestyrelsen bad formanden om at påtage sig dette indtil der evt. kan udpeges en ny kontaktperson.

13 Dato og tid for næste møde – 14.01.19 kl. 15.00 i lokalet på Guldhøj

14 Eventuelt
Add. 14 – samaritterne har henvendt sig til den kommende Midtfyns Musikfestival for at tilbyde samarit dækning af arrangementet, festivalarrangørerne fandt at vores tilbud var for dyrt, så de valgte en anden leverandør. Ellers ingen yderlige bemærkninger.

Referent
Egon Schlosser