11.28.16

Referat af bestyrelsesmøde i Røde Kors Midtfyn den 28.11.16 kl. 19.00 i Ryslinge hos Inge.
Tilstede: Egon, Inge, Bodil, Janne, Tom.
Afbud: Ellen

1. Godkendelse af dagsordenen / evt. optagelse af nye punkter
Landsindsamling indsættes som punkt 5 og Nips tilføjes som pkt. 10
Tilbagemelding fra landsmødet tages op som pkt. på næste møde i december.

2. Anvendelse af driftsoverskuddet
Støtte til Sundhedsklinikkerne
Jeg har forhørt mig hos Sundhedsklinikkerne for at undersøge, om der er et specielt om-råde, vores afdeling kan give støtte i 2016. Klinikken i Århus er ved at få indhentet tilbud på etablering af tandbehandling i klinikken. De ved fra Kbh., at det koster omkring ½ mill. Kr. alt i alt.
Er det en overvejelse for vore afdelinger:
• I fællesskab med Odense, Svendborg og Faaborg at give et tilbud, der dækker omkostninger ved oprettelse af tandbehandlingssystemet i Århus.
eller
• Vi donerer selv et ret stort beløb.

Venskabsprojekter
Oversigt over venskabsprojekter og hvor meget støtte, der mangler for at finansiere
projektaktiviteterne.

Cambodja 40.000 kr.
Laos 142.000 kr.
Pakistan 218.000 kr.
Myanmar 145.000 kr.
Togo 345.000 kr.
Liberia 595.000 kr.
Kenya 540.000 kr.
Madagaskar 257.836 kr.-
Malawi 277.000 kr.
Sudan 142.000 kr.
Georgien 270.500 kr.
Hviderusland 500.000 kr.
Yemen 273.000 kr.
Palæstina 211.000 kr.

Program over de enkelte projekter er sendt via mail den. 23.09
NB. Vi har givet tilsagn om støtte til Laos, Cambodja (er betalt) og Malawi
Efter længere diskussion besluttede vi at give 40.000 til Cambodja, 142.000 til Laos
og 142.000 til Malawi. Restbeløbet fra vort driftsoverskud sendes til tandlægeklinikkerne i Århus. Vi skal se det endelige driftsresultat til nytår.
Torben gjorde opmærksom på, at der er stort efterspørgsel på julehjælp. Vi burde måske afsætte flere midler til den fremover. Også til hjælp udenfor julen efter regeringsskifte. Måske grønt kort ordning til foreninger.

3. Drøftelse af de punkter som Tom har fremhævet i udmelding til bestyrelsen
A. Manglende tid på bestyrelsesmøder til en rolig drøftelse af punkterne og afdelingens arbejde og mål.
B. Manglende eller fejlfyldt kommunikation omkring aktiviteter og møder.
C. Manglende overblik og læsning af f.eks. tidligere beslutninger nedfældet i referater.
D. Manglende inddragelse af andre frivillige f.eks. butiksudvalg i beslutninger.
E. En for stor koncentration af viden/aktivitet hos nogle få personer.
F. Og manglende forståelse fra min side(Toms) for anvendelsen af indtjente penge.

1. At bestyrelsesmøder igen holdes om aftenen med start kl. 19 og en deadline på f.eks. 21.30.
2. At man løbende overvejer behovet for øget mødefrekvens,
3. Mødedatoer fastlægges så vidt muligt for et år ad gangen for de fleste møders vedkommen-de.
4. At man starter hvert møde med at samle op på referatet og punkterne fra sidste møde.
5. At møderne med aktivitetslederne holdes særskilt fra bestyrelsesmøderne.
6. At nye bestyrelsesmedlemmer får en stille og rolig introduktion til afdelingen og forventnin-gerne til deres rolle.
7. At man overvejer, hvor mange aktiviteter afdelingen kan overkomme.
Længere diskussion om punkterne. A-F skal betragtes som udfordringer og 1-7 som evt. forslag til løsninger.
Vedtaget:
Der skal være tid på møderne. Normen er 6 møder på et år samt 2 aktivitetsledermøder. Disse møder datosættes på det første almindelige bestyrelsesmøde efter generalforsam-lingen. Af hensyn til ønsket om at også folk i beskæftigelse kan deltage i bestyrelsesar-bejdet, så holdes møderne normalt med start kl. 19.00 og planlagt sluttidspunkt senest kl. 21.30. Det er formandens opgave at bedømme, om det er nødvendigt at indkalde til andre møder, og dette skal ske med længst muligt varsel. Møderne mellem bestyrelsen og aktivitetslederne holdes på særskilte datoer, dog skal bestyrelsen møde ind tidligere til klargøring.
Megen ros til formanden for et meget højt aktivitetsniveau. For at bestyrelsen ikke druk-ner i mails om nyheder, foreslås der, at formanden udsender én opsamlingsmail med fle-re nyheder én gang om ugen, med mindre der er tale om hastebeskeder/beslutninger. I almindelighed bedes mails forsynet med unikke ”emnelinjer” for at lette overblikket og mailsene skal helst indeholde hele beskeden ved første forsøg. Emnelinier som ”møde”, ”bilag”, ”anonn” eller blanke fremmer ikke processen. ES vil gøre et forsøg.
Siden sidst/orientering er normalt med som et fast punkt til de fleste møder. Der må gerne samles op på punkterne fra sidste mødes referat, sådan at man ved om noget er gennemført uden, at det er med som et punkt på den aktuelle dagsorden.
Der afholdes et intromøde/forløb uden andre punkter for hele bestyrelsen sammen med nye bestyrelsesmedlemmer for at sikre en god start og bedre indsigt i afdelingens virke. Det følges op med en mentor/føl ordning i nogle måneder, hvor den nye ved, hvem man trygt kan henvende sig til for at få nærmere forklaringer/info.
Der skal ske en forventningsafklaring med nye kontaktpersoner og nye aktivitetsledere.
Husk at uddele viden.
Det bemærkedes, at det sidste månedsregnskab udsendt i november ikke indeholder en specifikation af omsætning, m.v. i oktober, men kun opsummerede tal for perioden siden januar 2 gange. Samtidig er der ikke udsendt det lovede materiale til bestyrelsen om ud-specificering af salget i butikkerne efter kategorier. Egon lovede at fremskaffe de mang-lende oplysninger.
Det meddeltes, at RK Midtfyn alligevel ikke selv skal betale for ombygningen af lokalerne i Ringe butik, som det ellers fremgik af en mail fra Egon til bestyrelsen 14. september. Skiltene er dyre, ligeledes de nye kasser, men nødvendige for rationel butiksdrift.
På landsplanen burde man måske se på, om der er et monopol med følgende forhøjede priser for nogle håndværkeropgaver. Tilskud til skilte fra landsforeningen er bortfaldet.
Man skal løbende evaluere nuværende aktiviteter for at se, om de kører som vi vil have det. Det er derfor vigtigt, at der er MØDEPLIGT for aktivitetetslederne til akti-møderne, sådan at vi er velorienteret og kan udveksle erfaringer. Mulige nye aktiviteter vurderes efter de nationale retningslinjer, som blev udsendt til bestyrelsen i sidste uge.

4. Opsamling på jubilæum den 17.09.16 v/Tom
En god dag, som levede op til ønskerne og opfattedes positivt af deltagerne. Gav god PR i avisen. Lave omkostninger takket være sponsorhjælp fra Midtfyns Posten, Superbrugsen i Ringe, Danske Bank og Ringe Bibliotek. Nogle løse ender. Tøm ønsker indsigt i de bogfør-te udgifter, som steg fra septemberregnskabet til oktoberregnskabet, samt hvad der blev af de få donationer, som Egon havde meldt ud, skulle gå ubeskåret til katastrofefonden.
Dagen blev også fejret i butikkerne i Årslev og Kværndrup efter eget ønske.
5. Opsamling på Landsindsamlingen
Evaluering af forløbet v/Ellen
Kan vi gøre det anderledes næste år?
Gik noget galt/havde vi planlagt forkert?
Ellen vil gerne fortsætte som aktivitetsleder. Der skal præciseres rollefordelingen.
Emnet tages op i bestyrelsen i det tidlige forår efter generalforsamlingen.

6. Ny huslejekontrakt for Ringe butikken v/Torben og Egon
En enkel lejekontrakt er forhandlet på plads af Egon og Torben. En rimelig husleje. Vi be-taler husleje fra 1/1/2017 men kan disponere over lokalet, så snart håndværkerne er færdige. Fordøren leveres først i uge 2, så åbningen med Bo Andersen og Milan er udsat til torsdag 19/1 kl. 13-15.30. Egon og Tom har holdt møde med butiksudvalget og set på deres forslag til indretning. Egon lægger mange timer i butikken p.t. med inventaropsæt-ning, m.v.. Kun Egon og Torben har set selve lejekontrakten.

7. Supplering af bestyrelsen
Der skal igangsættes en proces, der kan føre frem til, at der på generalforsamlingen er et antal kandidater til bestyrelsen. Gode ideer ?
Både Ellen og Tom har meldt, at de ikke genopstiller til februar.
Der har været sonderet muligheder hos 3 mulige kandidater. De 2 vil gerne vente et år med evt. at stille op. 1 dame er interesseret i at opstille i 2017.
Skal vi annoncere efter nye folk?
Bestyrelsen vil gerne have mailadresser på samtlige medlemmer og frivillige i området, sådan at man nemmere kan henvende sig til interesserede. Landskontoret bør opfordres til, at nye indmeldelser i Røde Kors automatisk opgiver deres mailadresser. Evt. lokal-kampagne med at ringe til folk fra databasen som vi har tlf. på, men ikke mail. Evt. et opråb på Facebook (Egon kontakter Kaja og beder om et opslag om at folk melder deres mail ind.)

8. Afdelingstesten – Evaluering af resultatet fra bestyrelse og aktivitetsledere
Afdelingsledelse (Bestyrelse og aktivitetsledere)
Hvor enig er du i nedenstående udsagn om bestyrelsens arbejde, som det ser ud i dag ? Svaret angives på en skala fra 1 – 10. (1 = mindst enig, 10 = meget enig) Gennem-snit
1 Bestyrelsen informerer tilfredsstillende til alle frivillige 7
2 Bestyrelsen uddelegerer opgaver og ansvar 6
3 Bestyrelsen er god til at rekruttere nye medlemmer til bestyrelse og ledelsen af aktiviteter 6
4 Betyrelsen planlægger årets gang med tydelige mål, opgaver og bud-getter 6
5 Bestyrelsen og aktivitetsledere får løbende tilbud om uddannelse og kompetenceudvikling 7
6 Bestyrelse og aktivitetsledere får god introduktion til afdelingen og arbejdsopgaverne 6
7 Bestyrelse og aktivitetsledere anerkendes for deres indsats 7
8 Bestyrelse og aktivitetsledere har godt kendskab til Røde Kors, histo-rien og principperne 8
9 Afdelingen samarbejder i høj grad med andre foreninger og organisa-tioner 8
10 Afdelingen skal hvert år søge at skaffe nye medlemmer til Røde Kors 7
11 Afdelingen rekrutterer efter behov nye frivillige til aktiviteterne 8
12 Afdelingen arbejder løbende med udvikling af afdelingen 8
13 Afdelingen har et godt socialt fællesskab 8
14 Afdelingen er åben overfor at finde nye metoder til at organisere det frivillige arbejde 7
15 Afdelingen er lydhør over for nye ideer og forslag fra frivillige 7
Gennemsnit 7

Hvor skal vi lægge vores kræfter fremadrettet?
Gennemsnit på 7. Obs! Tallene er rundet op, så der er ikke de store divergenser.
Resultatet tages til efterretning. Men der skal øget fokus på introforløb til bestyrelsen og aktivitetsledere. Nye aktivitetsledere skal sættes ind i gensidige forventninger. Bestyrel-sen udnævner lederne. De skal først godkendes, også selvom de er indstillet af andre evt. afgående ledere. Bestyrelsen skal være opmærksom på at indkalde en ny person til samtale indenfor kort tid efter en vagtskifte. Torben udsender et eksemplar af ansættel-seskontrakten til hele bestyrelsen til orientering.

9. Aktivitetsbudgetter
• Bestyrelsen har fastsat, at butikkerne har et rådighedsbeløb på 20.000 kr./år.
• Køb herudover drøftes med bestyrelsens kontaktperson, som tager sagen op i be-styrelsen.

De andre aktiviteter, der er bevilget §18 eller §79 midler, har disse midler til rådig-hed.
• Sommerlejr for børn kr. 75.000 (- §18-midler)
• Ferielejr for enlige ældre kr. 25.000 (- §18-midler)
• Nørklerne kr. 8.000 (- §18-midler)
• Julehjælp kr. 32.000
• Vedrørende bygninger så forespørger formanden om bevilling fra sag til sag som hidtil, f.eks. midler til interne ombygninger og anlægsudgifter.
• Reparationer af bilerne, eftersyn, undervognsbehandling, køb af dæk mm vurderes af formanden i samarbejde med den ansvarlige for bilerne og i visse tilfælde drøf-tes det i bestyrelsen efter formandens skøn.
• Køb af ny bil besluttes i bestyrelsen.
• Samaritterne styrer udgifterne i forhold til indtægterne, og ansøger bestyrelsen om større investeringer, f.eks. køb af nye uniformer.
• Alle aktiviteter har 150 kr. til rådighed/frivillig som kan anvendes efter gensidig af-tale blandt de frivillige, f.eks. til julefrokost, årsmøder, udflugter o. lign.

Drøftelse: skal ovennævnte bibeholdes eller ændres? Er der flere områder som kan
fastlægges?

Julehjælp forhøjes til 40 000 kr. Butikkerne har fortsat 20 000 til rådighed, ellers via
kontaktpersonen til bestyrelsen ved større ønsker. Forslag taget til efterretning.
Forslag om udflugter med delvis selvbetaling for frivillige for at fremme det sociale
vandt ikke umiddelbart tilslutning. Indtil videre må man holde sig til de 150 kr pr.
frivillig til trivselsaktiviteter.

10. Fremtiden for aktiviteten : Unge Mentor
På trods af mange tilkendegivelser fra folk, der arbejder med unge mennesker, som kan have det svært, har aktiviteten i denne gruppe været ganske ringe.
Det har ikke været muligt at motivere fagfolk til at opfordre de unge til at henvende sig om mentoring, og der er ingen unge, der selv har henvendt sig.
Der er på området andre frivilliggrupper, der arbejder med tilsvarende aktiviteter.
Det kan derfor være relevant at drøfte, om det er en aktivitet, som Røde Kors Midtfyn skal have, eller om den skal lukkes ned.
Aktiviteten lukkes ned pga. manglende efterspørgsel af diverse årsager.

11. Nips
For over et år siden besluttede bestyrelsen, at Ringe og Kværndrup butikkerne tilbydes at indgå sortering af nips i Årslev, f.eks. onsdage, da der indkommer nyt nips om tirsdagen. Hvis dette tilbud ikke findes attraktivt, drøftes andre muligheder med butikkerne og kon-taktpersonerne for om muligt at finde en passende løsning. (23.11.15).
Torben har til opgave at forklare dette i Årslev og sikre adgang til nips for de andre bu-tikker. Tom skal informere Karen om dette tilbud og opfordre hende til at finde frivillige til nipssortering om onsdagen. Indsamlede nips tilhører hele afdelingen og ikke kun Års-lev hvor de sorteres. Hvis ikke dette lykkes, så må bestyrelsen finde en anden løsning, som kan gennemføres.

12. Eventuelt
Kommende møder:
Mandag 12. december kl. 16.45 hos Egon med efterfølgende middag inkl. part-ner.
Janne er forhindret, Bodil kommer evt. forsinket fra Kbhvn, Ellen afventer vi en melding fra. Inge aftaler nærmere med Tom.
Mandag 30. januar kl. 19.00 på Guldhøj
Torsdag 9. februar kl. 19.00 Generalforsamling på Guldhøj

Referat: Tom Warren