06.06.16

Referat af bestyrelsesmøde i Røde Kors Midtfyn den 06.06.16 kl. 16.00
Tilstede: Egon, Torben, Inge, Janne, Tom og Bodil (gik efter pkt. 4)
Afbud: Dorte og Ellen

1. Godkendelse af dagsordenen / evt. optagelse af nye punkter (Pkt 11)
Landsindsamlingen i almindelighed indgår i pkt. 11.

2. Drøftelse af regnskabet (Paul fremsender)
Mersalg i alle tre butikker. Opklaring omkring posteringer i regnskabet januar-maj 2016. Se i øvrigt pkt. 12.

3. Orientering fra Formand, Næstformand og andre
Telt butik på Heartland Festival i weekenden.
Evalueringsmøder på Caféen i Kværndrup. Tilfredsstillende forløb. Vagtplan er udarbejdet- skal evt. ”forklares”. Indbyrdes tone under forbedring. Der er nu bevilget tilskud fra FMK. Vi skal passe på de frivillige.
Inge og Egon har været til formandsmøde – fornuftigt.
Møbelfolket har været på rindtur til Ullerslev, Odense og Faaborg. Erfaringsgrundlag ang. prisfortsættelse. Vi prutter ikke om priserne.
Smid-tøjet gik betydeligt bedre end sidste år med gode mængder i alle butikkerne. Vi må være obs! på, at Coop kun er med i ca. 2 uger og TV2 i en uge. Gjorde godt med ekstra butikslokale i Ringe.
Møde med udlejeren af butikken i Ringe. Arkitekt sat til at spørge om lov til ombygning men sagen er syltet. Forhåbentligt nyt snart.
Egon har snakket med Brugsuddeler ang. container i Ringe. Første placering ikke hensigtsmæssig. Spørgsmål om Handelsstandsforeningens medlemskab dukkede op i samtalen. Tom vil gerne have medlemskab af Handelsstandsforeningen taget op til fornyet overvejelse på næste møde.
Nyhedsbrev udsendt. Egon vil gerne samlle på positive historier til de kommende
udgaver. Måske 2-3 om året.
Torben og Egon har haft møde med borgmesteren om vedligehold i Årslev.

4. Orientering fra kontaktpersonerne
i.a.b.

5. Afdelings jubilæum
Røde Kors Midtfyns afdeling 75 års jubilæum 2016
Anbefaling til afdelingsbestyrelsen efter mødet mellem udvalget (Dorte og Tom) og 3 butiksledere.
Baggrund:
Ønske om at markere jubilæet for én samlet afdeling og de mange forskellige aktiviteter.
Medlemsønsker om, at det ikke skal se ekstravagant ud overfor offentlighed, derfor stor brug af sponsorer – viser også bred opbakning i lokalområdet. Melding fra aktivitetsledermødet om, at de frivillige hellere så penge gå til velgørenhed end f.eks. en flaske vin eller æske chokolade til den enkelte frivillig.
Logistisk problem – Guldhøj for småt og ikke centralt, hvis vi skal tiltrække folk på dagen. Butikkerne har egentlig heller ikke plads til mange mennesker. Ringe Bibliotek ligger centralt lige ved torvet i Ringe og er kendt af mange. Kan lånes/lejes for få penge. Ikke afhængigt af vejret i september. Der foregår anden aktivitet på Torvet, som trækker evt. 3. parts gæster til.
Bidrager til aktivitet i byen en lørdag – burde modtages positivt af de handlende – mulighed for sponsorater?
Håb om, at nogle besøgende kunne tænke sig at blive frivillig fremover?
Derfor beder vi om godkendelse af følgende udkast til plan for dagen. (ændringer kan forekomme).

Dato: Lørdag 17/9 kl. 10-12.30 (dato er afstemt med Ringe Bibliotek og Handelsstandsforeningen – der er Outlet-marked på torvet 17/9) Opsætning allerede fra morgenstunden. Nedtagning efter 12.30.
Hvor: Stor Sal, Ringe Bibliotek, Algade i Ringe
Hvem: Repræsentanter for så mange aktiviteter som muligt samt offentligheden + samarbejdspartnere + medlemmer/frivillige
Hvad: – Udstilling af de mange forskellige aktiviteter, med kontaktpersoner, foldere, billeder, m.v.,
inklusivt salg af lidt tøj, samt mulighed for tilmelding som indsamler til landsindsamlingen
i oktober. Gerne løbende PowerPoint med billeder og navne på de forskellige aktiviteter på
storskærmen (Maja?) (findes der filmmateriale om Røde Kors før i tiden?)
– Et par taler – borgmesteren eller socialforvaltningen + Egon + fra Landsorganisationen? (Egon eller Torben bør afklare mulighederne for disse så hurtigt som muligt, også af hensyn til annoncering/PR)
– Kaffe/te + kage til de fremmødte
– Spillemænd
– Evt. gaver i dagens anledning på konto eller på Mobile Pay.
Sponsorer:
For at holde udgifterne nede er/bliver der forhandlet om følgende:
– Vi kan låne lokalet gratis (Tom >Jytte Riisager)
– Midtfyns Posten/jysk-fynske medier som mediesponsor for en annonce i Midtfyns Posten. Tom har en foreløbig aftale med Anders Høgh, bladchef på MFP om sponsoreret annonce – indhold aftales nærmere – + Tim Visti, lokalredaktøren, er villig til at sørge for redaktionel omtale i de 2 aviser + MFP.
– Super Brugsen ved Jonas er villige til at donere kaffe + kage til arrangementet– Tom har en foreløbig aftale med Jonas. Vi vender tilbage i september for præcisering.
– Danske Bank undersøger muligheder for sponsor hjælp, evt. oprettelse af en gratis Mobile Pay konto til gaver. (Tom har talt foreløbigt med Steen i Ringe Afd.)
– Lokalhistorisk arkiv skal spørges om evt. materiale (Tom > Jakob, når ting er på plads)?
Invitationer: til frivillige + samarbejdspartnere. Skal udsendes af formanden/Torben? Til butiksfolkene og frivillige i andre aktiviteter via aktivitetslederne.

Udover receptionen/Åbent hus i Ringe:
Butikkerne især i Årslev og Kværndrup vil gerne have lov til at markere jubilæet for hele afdelingens eksistens og aktiviteter i deres lokalområder. Evt. på et lavere niveau, sådan at de prioriterer egne butiksfødselsdagsfejringer på andre tidspunkter. Evt. udsmykket på dagen eller i ugen op til jubilæet, evt. med kaffe og gode tilbud og spillemænd i Årslev og Kværndrup, hvis det ønskes. Hvis der er udgifter til dette, bedes butikslederne indsende et bud på prisen til bestyrelsen inden til godkendelse. Der spørges om landsorganisationen kan være behjælpelige med fremskaffelse af PR-materiale, kuglepenne, bolscher, plaster i små æske, blokke, nøglering, balloner, flag eller lignende til uddeling.

Totaludgifterne for dagen på Ringe Bibliotek burde blive meget små, da der gøres brug af sponsorer. Men der vil selvfølgelig være nogle udgifter til materialer (også engangsservice til kaffe og kage).
Mvh Tom og Dorte
Planen blev gennemgået og godkendt i hovedtræk.
Der skal skrives til aktivitetslederne og butikslederne og gøres opmærksom på, at de meget gerne alle skulle bidrage med tilstedeværelse og præsentationer (à la Ryslinge Friskole?). Der findes nogle ”pull-uper” og skriftlige materialer. Hvordan kan man bedst præsentere aktiviteterne? Tøj til salg hovedsagligt fra Ringe butik. Egon og Torben finder frem til et PowerPoint show, som kan vises løbende i baggrunden- kræver medbragt computer, der findes projektør/lærred i salen. Ligeledes indfletning af gamle film om Røde Kors (You Tube). Egon inviterer borgmesteren, hvis muligt, og Torben politikere og forvaltningsfolk. Egon formidler spillemænd til dagen på biblioteket.
Obs! I forbindelse med oprettelse af gratis bankkonto og Mobile Pay til evt. gaver, så er der brug for en mobiltelefon og et nyt tlf. nummer, som kan knyttes til kontoen i september/oktober. (skal bruges i annoncen- Egon undersøger mulighederne). Tom taler med Jakob i lokalhistoriskarkiv om evt. mulighed for plancher. Ellers ved Inge og Egon, hvor vi har noget materiale liggende. Egon kontakter regionskonsulenten omkring ”give-aways” (plaster, flag, oplukkere eller lignende til brug i butikkerne i perioden op til jubilæet.
Tom – tovholder – uddelegerer opgaver til andre.

6. Afdelings test for de indtægtsgivende aktiviteter
Test forslag fremsendes efter den 31.05
Afventer netværkets drøftelse. Fremsendes efter 20/6.

7. Nyt kasseapparat system til de 3 butikker
I de tre genbrugsbutikker, har vi haft opstillet et nyt kasseapparat system til afprøvning.
Alle butikker ønsker at få det nye system.
Det vil være til stor hjælp for de frivillige, da der er en touch skærm og systemet er meget nemmere at betjene, fejltastning rettes uden stor besvær, kasse opgørelse ved lukning vil også være meget mere brugervenligt, optælling af kassebeholdning foregår på en anden måde, så forhåbentligt vil det afhjælpe de ofte forekommende fejl ved opgørelserne og fjerne de daglige kasse differencer.
Dan-Visa kort vil gå ind på systemet ligesom mobile-pay, og der er korrespondance til regnskabssystemet, så regnskabsføreren fremover får bedre oversigt over bankkonto og kasseopgørelser.
Udgift ved skifte :
Nyt kassesystem med touch skærm, skift til terminaler der opkobles på systemet og mobile-pay opkobling
Service og systemhjælp alle hverdage koster pr. butik 17.000 kr.
Godkendt. Det vil være til gavn for især opgørelserne om eftermiddagen; evt. fremtidig mulighed for skanning af varer/priser. Mange positive tilbagemeldinger overalt. Egon mener, tilbuddets pris afhænger af hurtigt svar nu, men Tom vil gerne vente med indførelsen i Ringe indtil f.eks. sidste del af august. Har lovet folk kort introkursus i dagsafslutninger.

8. Undervisning i folkeskolen
Hej Egon
Min svigerinde Henriette er på en skole i Kværndrup og vil meget gerne have besøg af jer efter sommerferien. Hvis I sender relevant kontaktinfo til hende på drevsfeldt@hotmail.com, så kan hun selv tage kontakt til jer, når tiden er inde.

Vi har jo haft stor glæde af at samarbejde med Hunderupskolen ifm. Smid Tøjet, hvor vi har lavet en forløb over 5 gange, hvor de over to gange indsamlede tøj på deres skole under kampagnen. Bl.a. afholdt de en konkurrencer for klasser op til 4. klasse med en hjemmebagt kage som præmie – det gav 2 tons tøj. I dag har de været i Sorteringen. På onsdag skal de høre mere om Røde Kors’ arbejde og vi skal sammen skrive en pressemeddelelse – og sidst på måneden låner de så butikken en lørdag formiddag, hvor de kan sælge noget af alt det tøj, de har samlet ind. Det er måske lige voldsomt nok for en 2.-3. klasse, men det kunne måske være en vej ind til at få skolen med, hvis I ikke allerede har det?
Med venlig hilsen
Nønne Maalø Larsen, Røde Kors OdenseVesterbro 55, 5000 Odense C – Tlf.: 60 78 44 00
Evt. kontakt mellem Kværndrup Skole og butikken i Kværndrup. Egon snakker med butikken og svarer på henvendelsen.

9. Annoncering efter ny butiksleder til Årslev butikken
Der er annonceret 3 gange i Midtfyns Posten og på de sociale medier. Endnu ingen henvendelser. Hvis der ikke findes en ny leder, hvorledes kan vi så organisere arbejdet med ledelse af butikken.
Der er annonceret efter nye folk til nips samt strygning i Årslev. 1/8 mødes Torben og Egon med butiksudvalget. Der kan kun være tale om ulønnet arbejdskraft.

10. Fælles kursus i ledelse lørdag den 10.09.16
Afdelinger i Faaborg, Svendborg, Odense og Midtfyn regner med, at der kommer 22 deltagere. Dato er aftalt med kursuslederne.
Afbud fra Tom og Torben.

11. Mønttæller til Indsamlingen i oktober
Lejeudgift er 1000 kr. for weekenden – hos CT Coin i Odense. Evt. lånemulighed fra Ryslinge Boldklub (Poul forhører sig). Hvis ikke vi kan låne en maskine gratis, skal vi leje eller tælle op selv som sidste år? Der er tale om optælling af de enkelte ruter til info. Pengene skal fortsat transporteres til f.eks. Odense og optælles der, før indsættelse på en konto.
Ellens forslag fremlagt i mailen:
Mht landsindsamlingen:
1. Der er ikke kommet respons på avisannonce og heller ikke på Facebook besked. Skal vi annoncere mere for udvidelse af vores indsamlingsteam?
2. Vi vil gerne finde lokale koordinatorer i Gislev, Ryslinge og Ferritslev. Kender I nogle? Bodil, kunne du tænke dig at være koordinator for Ferritslev? (hvis ikke vi selv kan finde nogle, sender jeg en mail til alle i databasen)
3. Selvfølgelig vil det være rart og praktisk, hvis hele bestyrelse (+ måske nogle ekstra frivillige) hjælper til på indsamlingsdagen, søndag den 2. oktober. Som udgangspunkt regner jeg med hele dagen. (Sidste år var nogle af os i gang fra cirka 8.30 til 19.30)
4. Jeg har bedt røde kors om at oprette en indsamlingsmailadresse. Det er blevet: Midtfyn.indsamling@rodekors.dk
Alle fra indsamlingsteamet har adgang til den + den kan bruges i annoncer mm.
Bestyrelsen finder, at der er behov for at finde frem til indsamlingskoordinatorer også i de mindre lokalsamfund. Disse skal udlevere bøsserne og indsamle dem igen og transportere dem til Ringe til optælling. Indsamlingsmaterialerne burde bestilles til levering i Årslev i 1. omgang og så sorteres på Guldhøj i ugen op til indsamlingen af Inge, Janne og Egon + evt. flere. Klar til afhentning eller udbringning fra torsdagen.
Ellen og Inge bør indkalde lokalkoordinatorerne til et fælles møde i god tid inden (medio august). Disse folk kan også spille en vigtig rolle i at skaffe flere lokale indsamlere blandt venner/bekendte og lokale opslag. Dette er vigtigt og den eneste vej frem, hvis vi vil forbedre sidste års (flotte) resultat.
Følgende områder bør oprettes, hvis muligt:
Gislev (spørg Ellen fra Kværndrupbutikken)
Ryslinge (Poul)
Ferritslev/Rolfsted – Bodil?
Årslev (fra butikken?)
Kværndrup (fra butikken)
Nr. Lyndelse/Søby – Henning?? (Torben spørger ham)
Espe/Hillerslev – tag evt. kontakt til Efterskolen eller Friskolen
Ringe – bestyrelsen
Bestyrelsen opfordres alle til at deltage på dagen – f.eks. optælling i Ringe.
– Janne, Tom, Egon og Inge + Ellen regner med at deltage p.t..
Kaffe og rundstykker til opstart på indsamlingsdag bedes arrangeret af den lokale koordinator og afregnes med Poul mod bilag.
Det anbefales, at aftaler med skoler indgås allerede nu.
Resten af bestyrelsen vil gerne hjælpe udvalget (Ellen og Inge), hvis nødvendigt. Giv bare besked.
Ang. evt. udvidet annoncering på Facebook bedes Ellen i 1. omgang tage kontakt il Egon.

12 Regnskabssystemet 01.06.16
Regnskab føres som hidtil Ændret som foreslået af Landskontoret
800.650 kr
Fratrukket udgifter 130.000 kr
Overskud indtjening 800.650 kr 670.650 kr
34 % 272.220 kr 228.020 kr

Forskel på 34 % i 5 mdr. er lig med 44.200 svarende til 106.000 kr. /år
overskydende drift indbetales – Vedtægter § 16 sidste afsnit (HB beslutter anvendelsen)
eller
til afdelingens disposition- Malawi, RK Sundhedsklinikkerne, Venskabsprogrammerne
Bestyrelsen besluttede at beholde det nuværende system for afregning, projekter, m.v. indtil videre. Hvis der skal skiftes engang, så skal det være fra starten af økonomiåret.

13. Dato og tid for næste møder:
Mandag den 15.08.16 og mandag den 24.10.16 begge dage kl. 16.45.
Orienteringsmøde med aktivitetslederne den 24. oktober 2016 kl. 18.30

Eventuelt
Torben snakker med folk i Årslevbutikken omkring udbringningspris på 150 kr. Dette gælder kun på Fyn.

Referat: Tom