04.04.16

Referat af bestyrelsesmøde i Røde Kors Midtfyn den 04.04.16 kl. 16.00 på Guldhøj

1. Godkendelse af dagsordenen / evt. optagelse af nye punkter
Velkommen til nyt bestyrelsesmedlem Bodil Schaap og arbejdende suppleant Janne Larsen. Afbud fra Dorte.
Pkt. 9b optaget ang. lysavis i Kværndrup.
ES udsender et kort skriftligt referat af det konstituerende bestyrelsesmøde lige efter generalforsamlingen, sådan at formalia er i orden – også overfor banker, m.v..

2. Drøftelse af regnskabet – oversigt udsendt
ES gennemgik regnskabets opstilling og forklarede omkring vor afregning forlods af 34% af indtægterne til landsorganisation samt en reserve på kr. 100 000 ved hvert årsskifte til udgifter, inden vi så støtter vort lokale arbejde og internationale projekter som f.eks. Malawi.
Vi har betalt til handelsstandsforeningen i Ringe indtil udgang af marts. Poul bedes undersøge om regningen for annoncer ikke er betalt endnu pga. kvartalvis afregning?
Kan vi få regnskabet til at vise en periode på f.eks. sidst afsluttede måned men fortsat vise året til dato som opsamling i 3. kolonne? Linje 4650 ekstraordinære investeringer er senest ombygning i Kværndrup butikken.

3. Orientering fra Formand, Næstformand og andre
ES orienterede bl.a. omkring opstart med Café Montagen i Kværndrup pr. 13/4. Der holdes et 2. møde for at forberede det kommende personale. Tina (frivillig) er kontaktperson i gruppe indtil videre. ES og Janne fra bestyrelsen mødes med dem.
Arbejdet er også i gang mhp. social café i Ringe.
Vi har fået lov til at låne nabobutikken i Ringe i 6 uger i forbindelse med Smid-tøjet.
Meget synligt i bybilledet. Takket være Kaja så er vi nu på Facebook i alle tre butikker samt som lokalafdeling. Man opfordres til at like og dele for at udsprede budskabet, samt at tilsende gode historier, som illustrerer vort arbejde. Landsorganisationen har lavet et nyt hjemmesidesystem. Har givet ES nogle problemer, men løsning er på vej takket være Kaja (igen) og en bekendt.
Der er opstillet et nyt kassesystem i Kværndrup til demonstration og fri afprøvning (ikke forbundet til den virkelige verden endnu). Praktisk system med touch-skærm + direkte afregning på Mobile Pay, Dankort, m.v. samt overførsel af regnskab via nettet til Poul. Alle opfordres til at ”lege” med det. Flyttes videre til Ringe butik mandag 18. april, hvor der afholdes introduktion for butiksudvalget samt andre fra vagt-holdene. Senere til Årslev.
Torben: havde på forhånd udsendt en orientering omkring caféen i Kværndrup.
Tom: Har fået henvendelse fra gruppen, som foreslår Ringe Sygehus omdannet til foreningers hus. Vi er ikke interesserede p.t., da vi har lokalet på Guldhøj, men vi kunne ønske os at flytte op i stueetagen af hensyn til bl.a. nørklerne.

4. Orientering fra kontaktpersonerne
Vi afventer direkte meldinger fra aktivitetslederne, som kommer til møde i aften kl. 18.

5. Aftale med regnskabsfører for en 2.års periode.
” Vi har nu fra maj måned i 2015 haft en ekstern regnskabsfører, samtidig har vi skiftet regnskabssystem til e-conomic. Det har medført, at vi løbende har kunnet følge med i regnskabsføringen og hver måned fået tilsendt resultatopgørelse, så bestyrelsen kan følge udviklingen. Det har vist sig, at dette system er tilgængeligt og forståeligt, så bestyrelsen kan leve op til bestyrelsesansvaret ift til det løbende regnskab. Det er min opfattelse, at der er et godt samarbejde med Paul, som jeg kan anbefale videreføres over de kommende 2 år.
Det har vist sig, at Paul servicerer butikkerne til alles tilfredshed, hvilket også er særdeles påkrævet, da der til stadighed er frivillige, der ikke kan håndtere kassesystemet, men ofte ugentligt har behov for hjælp.”
Bestyrelsen anbefaler, at kontrakten med Poul forlænges i 2 år. Vi er meget tilfreds med hans arbejde og hjælp.

6. Idéer til festligholdelse af afdelingens 75 års jubilæum
”Sagen skal drøftes med aktivitetslederne på det efterfølgende møde, men hvis bestyrelses medlemmer har gode idéer, vil det nok fremme sagen.”
Tom havde lavet et oplæg til brainstorming omkring formål, målgruppen, aktiviteternes art, dato, m.v.. Samme oplæg tages videre til aktivitetsledernes møde til videre drøftelser. Se sidste del af dette referat.

7. Drøftelse af kontaktpersoner til aktiviteterne
”Vi har rigtigt mange aktiviteter, og det er vedtaget, at alle aktiviteter skal have en kontaktperson fra bestyrelsen, som kan bringe aktuelle sager frem til/retur fra bestyrelsen, og være til støtte for aktivitetslederne/butikslederne.
Hvorledes fordeler vi os? ”
Fordeling fremover:
Egon: Q-net, Tøjindsamling og bilerne, Ældrelejr, PR-kommunikation, Facebook-Web redaktør,
Hjemmesiden og Kontakt (databasen), Sponsorgruppen, Regnskabsfører, Ansvar for lejede bygninger, kontrakter, installationer og vedligehold, samt Café Kværndrup.
Torben: Butik Årslev, Sortering og Møbelafdeling, Mentorer, Julehjælp, Skoletjenesten
Dorte: Nørklere, besøgstjenesten, butikken i Kværndrup.
Bodil: Børnelejr, Vågetjenesten
Janne: Café Kværndrup
Tom: Butikken i Ringe, Gå-med tjenesten, (Café i Ringe)

8. Introduktion af bestyrelsesmedlemmer til sortering, møbelafdeling og Årslev butikken
”Vi skal i fællesskab finde en dato for introduktionen, med hensyn til de, der er i arbejde.”
Der aftaltes et besøg i Årslev – møbler, sortering og butik – tirsdag 19/4 kl. 10 for dem, der kan og vil. Opfordring til at besøge samaritter i aktion efter aftale med Inge og ellers til at søge info om aktiviteterne f.eks. via aktivitetsledernes møderne.

9. Status på organisering af Røde Kors Indsamlingen v/ Ellen
”Bestyrelsen har tidligere anbefalet, at der skabes en bredere organisering af arbejdsgruppen, meget gerne med repræsentanter fra vore forskellige lokalområder for at fremme sagen, og således, at arbejdsgruppens medlemmer/styregruppen kan finde nye og gerne flere indsamlere ude i områderne.”
Intet nyt endnu. Ellen mødes med indsamlingsgruppen, evt. 14/4. Henning deltager
mest som konsulent. Derefter kommer der en tilbagemelding til bestyrelsen og en
plan.

10. Dato og tid for de næste møder
Næste bestyrelsesmøde mandag 6. juni. Tidspunkt kl. 16.00 med mindre det passer Dorte bedre med kl. 19.00. ES giver besked til os andre snarest af hensyn til vor planlægning af andre aktiviteter.

11. Eventuelt
Der har før været omtalt et muligt fælleskursus for bestyrelserne i Midtfyn, Svendborg,
Faaborg og Odense om ledelse – delvis for at få bedre kendskab til hinanden. Vi forslår
2 mulige datoer i september – 10. eller 17. september. Ikke mødepligt, men
opfordring til at deltage, hvis muligt.
Vi har fået ny container sat op ved Faktas parkeringsplads i Ringe. Måske også ved
Superbrugsen. Obs! på beskrivelsen på nettet af, hvor containeren på Tinghøj Allé
ligger. Tastefejl ”Ringhøj” samt vises inde på rådhusets parkeringsplads. Der arbejdes
på flere nye containere i området.

Referat: Tom Warren
***************************************************************

Efter bestyrelsesmødet mødtes bestyrelsen med aktivitetslederne, som hver for sig afgav en beretning om deres aktivitetsområde til fælles orientering. Afbud fra Dorte, Marianne H og Grethe.
Der blev også drøftet mulighederne ang. fejring af 75 års jubilæum for Midtfyns afdeling. Der skal nedsættes en arbejdsgruppe til planlægningen, bestående af Dorte, Tom samt ???? nogle andre. Hvis man er interesseret i at være med i gruppen, bedes de give besked til Egon senest MANDAG 11. april. Gruppen skal have lov til selv at komme med ideer, men nogle hovedpunkter fra diskussion kommer her:
Dato: helst sidst på sommeren – ultimo august/september
Hovedformål: positiv omtale med evt. hvervning af nye medlemmer samt generel forståelse for vor rolle i lokalsamfundet. PR. Mindre vigtigt med en tak til de frivillige i form af et større internt arrangement. Geografisk fordeling baseret først og fremmest på butikkerne men med evt. central aktivitet (1. hjælp eller lignende eller stands for de forskellige aktiviteter) f.eks. på Ringe Torv – med telt! Åbent Hus med lagkage/kaffe og jubilæumspriser i butikkerne? Vigtigt med god pressedækning. Vi skal ikke bruge en masse penge på fejringen, som ellers kunne gå til aktiviteter eller bidrag til DRK arbejde andre steder.

TW