04.21.15

Referat fra Bestyrelsesmøde den 21.04.15
Dagsorden
1. Godkendelse af dagsordenen / evt. optagelse af nye punkter
Add. 1 – grundet den korte tid til mødet ændredes rækkefølgen af punkterne fra den tidligere udsendte dagsorden
2. Orientering om økonomi / Preben (bilag er udsendt)
Add. 2 – Preben gennemgik kvartalsregnskabet, som blev taget til efterretning
2.B Prebens meddelelse om, at han ikke mere kan varetage arbejdet som kasserer og at han ønsker at udtræde af bestyrelsen.
Add. 2B – Preben forklarede grunden til, at han ikke kan varetage kasserer arbejdet, men ville påtage sig at betale regninger indtil ny kasserer indenfor kort tid var fundet. Fra den 29.04 kan Preben ikke varetage medlemsskabet i bestyrelsen.
Formanden og medlemmer fra bestyrelsen gav udtryk for, at vi var ærgerlige over Prebens beslutning, men takkede ham for den gode indsats han havde ydet i bestyrelsen og som kasserer.
Røde Kors vedtægter anfører, at der skal konstitueres en kasserer i bestyrelsen
Bestyrelsen pegede på Torben Bach-Petersen som indvilgede i at påtage sig titlen, men ikke som regnskabsfører.
3. Orientering fra Formand, Næstformand og andre
4. Orientering fra kontaktpersonerne
Add. 3 og 4 – punkterne overføres til næste møde
5. Nedbrydning af væg i butikken i Årslev.
De frivillige i butikken vil gerne udvide mulighederne for at sælge flere bøger, som forholdene er nu, er det ikke tilfredsstillende. De ønsker at udvide forholdene, så der bliver mulighed for at indrette en salgsafdeling med bøger. Idéen er at fjerne en mur mellem et lille sidelokale og et tilstødende større lokale, et tidligere toilet område, og indrette det til “salgs bibliotek”. Overslag fra Murermester 6.500 kr. + moms
Add. 3 – bestyrelsen besluttede at give grønt lys for nedbrydningen.
6 Café på Montagen
Bestyrelsen besluttede, at Torben og Egon tager kontakt til Montagen for nærmere at undersøge mulighederne.
Add. 5- ES har talt med medarbejder på Montagen, de vender tilbage i sagen
7. PC til Butikken i Årslev
Add. 6 – Torben berettede, at der er indkøbt PC til butikken
8. Er afholdelse af bestyrelsesmøder hver anden måned dækkende for det arbejde vi står overfor ?
Add. 7- bestyrelsen besluttede at der fremover årlig skal afholdes 8 bestyrelsesmøder + 2 møder med aktivitetslederne . Næste bestyrelsesmøde den 21. maj kl. 19.00 og næste møde med aktivitetslederne den 19. oktober kl 19.00
9. Drøftelse af annoncerings strategi for 2015/16
Annoncering
”Es orienterede om sidste års annoncering, som både er rettet mod at skaffe nye frivillige og samtidig gøre opmærksom på de arbejdsområder, som afdelingen varetager altså en form for image opbygning.
Det besluttedes at drøfte sagen på næste bestyrelsesmøde og at Preben finder annonce udgifterne og Egon taler med Midtfyns posten for at få et overblik over aftalerne og de aftale priser.”
Se bilag
Add. 8- Sagen udsættes til førstkommende møde
10 Lister med oplysning om, hvor vore frivillige er bosat.
Add. 09-ES fremviste lister med medlemmer og frivillige hvor hjemmekommuner er anført
11 Henvendelse fra Ældrekonsulenterne i kommunen om et evt. muligt samarbejde med Røde Kors i kommunen (Egon)
Add. 10- bestyrelsen besluttede, at der kan arbejdes vidre med sagen, som anført skal det igen undersøges om de 2 andre afdelinger i kommunen ønsker at deltage
12. Henvendelse fra kommunen om et evt. samarbejde med det psykiatriske arbejde i ”huset” i Ringe. v/Torben
Add. 11- sagen udsattes, da der ikke er kommet svar fra de kommunale medarbejdere.
13. Eventuelt
Add. 12- ingen sager til drøftelse
Ref. ES

Bestyrelsesmøde den 28.04.15
Sager på lukket møde til beslutning
1. Ny kasserer.

Torben har spurgt 5 tidligere regnskabsfolk fra lokalområdet, som har takket nej.
ES har spurgt 6 kvalificerede personer i lokalområdet, alle har takket nej.
Inge har spurgt 2 personer, om de ville overtage kasserer arbejdet, de har takket nej
Tamana har spurgt 2 studerende om de ville være kasserer, de har takket nej.

Bestyrelsen besluttede at indgå samarbejdsaftale med Paul Hadberg-Nielsen om regnskabsføringens udførelse fra 01.05.2015 til 29.02.2016 (så er årsregnskabet for 2015 færdiggjort og har været revideret af revisor) Efter den 29.02-16 er det anført, at samarbejdsaftalen er med en måneds opsigelsesvarsel.
Paul skal være behjælpelig med at ”oplære” en evt. ny frivillig kasserer.
Budget for udførelse af regnskabs førelse max 30.000 kr./år
Dorte kunne ikke tilslutte sig beløbets størrelse.
ES tager kontakt til Paul og aftaler nærmere om arbejdets omfang og det arbejde, vi forventer udført og laver samarbejdsaftale om regnskabsføringen.

1. Mail fra Landskontoret til butikslederne
From: Mia Annexgård Skjøth Nielsen
Sent: Wednesday, March 11, 2015 12:22 PM
Subject: kampagnen STIL til august

”Kære aktivitetsleder
Vi er lige midt i planlægningen af den store kampagne ”Smid tøjet Danmark”, som kulminerer med et stort anlagt tv-show 9. maj. Vi forventer jo at få en masse godt butikstøj, og derfor skal vi have kunderne ind i Røde Kors-butikkerne og ”klæde dem på” igen. Det gør vi med kampagnen ”STIL”, som afholdes i august.
Vi regner med, at Røde Kors-butikken deltager i kampagnen ”STIL” – med mindre du framelder jer. Det gør du ved at besvare denne mail og melde fra – inden udgangen af marts på email: mansn@rodekors.dk Mia Annexgård Skjøth Nielsen. Har vi ikke hørt fra dig senest 1. april, sender vi information og materialer inden kampagnestart.
Følg med på det digitale netværk ”Mit Røde Kors”. Her bliver alle aktiviteter og kampagner løbende opdateret.
Mia Vikka Annexgård Skjøth Nielsen
Praktikant, Kommercielle Aktiviteter / Mob +45 2534 5164
mansn@rodekors.dk”

add. 2 -Sagen har været behandlet på bestyrelsesmøder den 19.03.15.og den 28.04.15.
Bestyrelsen fastholdt, at mailens form og indhold ikke er acceptabel, og ikke er i overensstemmelse med afdelingens ledelses kultur. Bestyrelsen besluttede at Torben og ES udfærdiger brev til besvarelse af henvendelsen, som udsendes til bestyrelsesmedlemmerne til kommentering inden fremsendelse til Landskontoret

Ref. ES