Bestyrelsesmøde 21.august 2017

Referat fra Bestyrelsesmøde den 21.08.17 kl. 09.00 på Guldhøj

 

Fremmødte: hele bestyrelsen.

 

Dagsorden :

  1. Godkendelse af dagsordenen / evt. optagelse af nye punkter.

Add. 1 – punkt 14- ”65+…hvad nu” indført og punkt 15- anvendelse af varevogne de næste 14 dage.

 

  1. Gennemgang af beslutninger truffet på sidste møde:

        -Henvendelse til bankerne for optælling vedr Indsamlingen, ingen banker i Ringe har pengeskab til opbevaring. Vi må bruge mønttæller i Ryslinge og aflevere i Odense.

        -Henvendelse vedr, DOKAS systemet –Vi er velkommen til at ringe og få hjælp hver gang, det er nødvendigt.

        -Kontakte kandidater til kommunevalget – SF, Konservative, Venstre og Socialdemokratiske kandidater har fået mail/brev.

       – gulvtæppe lagt på i Kværndrup-butikken.

-brev til skolerne vedrørende evt. deltagelse på indsamlingsdagen.

Add. 2 – taget til efterretning.

 

  1. Drøftelse af regnskabet:

         Add. 3 drøftet og godkendt.

 

  1. Drøftelse vedrørende evt. anskaffelse af IPads til bestyrelsesmedlemmerne:

I bestyrelsesarbejdet anvender vi vore egne PCére, som vi ikke kan medtage til møder mm. Hvis bestyrelsesmedlemmerne anvender en IPad, kan vi undgå, at der skal printes papirer til møderne, vi vil kunne anvende den indbyggede kalender, når vi fastlægger møder mm.

Vi vil kunne have alle dagsordener og referater fra møderne med, så vi hurtigt kan vende tilbage til en given dato for at sikre, at vi husker de beslutninger, der tidligere er vedtaget, og således undgå overlapninger.

Det vil selvsagt være op til det enkelte bestyrelsesmedlems afgørelse at tage imod et evt. tilbud om at få stillet en IPad eller tablet til rådighed.

Add.4 – bestyrelsen besluttede af indkøbe tablets eller lignende til bestyrelsesmedlemmerne og, at der vil blive inviteret til ”kursus” i brugen heraf.

 

  1. 18- udvalg – TBP og ES bedt om at indgå i arbejdet med kommunen:

Møde den 28.08:

        Add. 5 – vores engagement blev gennemgået og bestyrelsen tog det til efterretning.

 

  1. Projekt- Et sikkert ældreliv:

Torben orienterer:

         Add.6 – projektet blev fremlagt og skitseret og bestyrelsen godkendte afdelingens engagement.

 

  1. Inviteret til deltagelse – Fagsproglige Mentorer:

Frivillige sprogmentorer, der tager med flygtninge ud på deres praktiksteder mm.

Møde afholdt den 02.08.17, hvor vi blev bedst om at være tovholdere på projektet, som er 2 årigt.

Projektbeskrivelse vil blive fremsendt hurtigst muligt.

Add. 7 – projektet blev drøftet og det blev taget til efterretning, at afdelingen havde ansøgt om midler til projektet, og at vi ikke endnu havde givet tilsagn om deltagelse, hvilket vil kræve, at der udarbejdes en samarbejdsaftale, som vi kan tilslutte os.

 

  1. Ansøgning om bygning af carport ved Polymeren:

“Jeg har drøftet det med min afdelingsleder og det er besluttet, at vi ikke på nuværende tidspunkt vil give tilladelse til byggeriet. Grunden er den, at vi, som du ved, inden for det næste år gennemfører en arkitektkonkurrence og ny planlægning for det centrale Årslev og herunder også området, hvor polymeren er. Vi vil gerne afvente den nye midtbyplan, før vi beslutter, hvad der skal ske med bygningerne på Polymeren og herunder, om der evt. skal bygges nyt. Det vil være uhensigtsmæssigt, at gå i gang med dette uden at kende fremtiden for arealerne. Håber I har forståelse for det – ellers må du sige til.

Ind til videre er der dog ikke noget til hinder for, at I benytter den tomme hal som hidtil. Jeg kan dog ikke love, hvor længe dette er muligt – men skal nok give besked hvis der kommer andre planer for den.

Vh. Trine”

         Add. 8 – taget til efterretning.

 

  1. Janne er fratrådt som bestyrelsesmedlem:

    Drøftelse af kontaktperson til Caféen i Kværndrup og andre aktiviteter:

Add. 9 – Torben har givet tilsagn om at være kontaktperson og Villy gav udtryk for, at han om et par måneder, vil se på mulighederne for, hvorvidt han kunne finde tid til at involvere sig i caféen. 

 

  1. Meddelelser fra Landskontoret:

Igen har landskontoret sendt meddelelser til vore aktivitetsledere/butiksledere. Sidst vedrørende deltagelse i ”God stil”-kampagnen. Igen har bestyrelsen ikke fået meddelelsen som cc.

Det er frustrerende og utidig, at Landskontoret ikke oplyser bestyrelsen om sådanne vigtige beskeder/meddelelser som gør, at vore aktivitetsledere skal forholde sig til sager som omfatter afdelingen.

Bestyrelsen er således afskåret fra at rådgive/vejlede/ drøfte sagen med aktiviteterne/lederne.

Dette forhold drøftedes på Det Fynske formandsmøde på Ærø, også her blev der givet udtryk for utilfredshed med, at bestyrelserne ikke får cc ved sådanne henvendelser fra Landskontoret.

Hvorledes forholder vi os til Landskontorets henvendelser.

Add. 10 -Bestyrelsen gav udtryk for at denne fremgangsmåde var meget utilfredsstillende og ikke acceptabel, og at der skal reageres på denne fremgangsmåde. ES tager spørgsmålet med til Netværksmødet den 06.09.17 og bestyrelsen ønsker, at der lægges op til, at alle bestyrelser på Fyn engageres i et brev til Landskontoret med udtryk for, at bestyrelserne ønsker kopi af mail/breve, der fra Landskontoret sendes til butikslederne/aktivitetslederne i afdelingerne.

 

  1. Orientering fra formand, næstformand og andre:

ES: Heartlandfestivalen med teltbutik er en kæmpesucces, men omfatter hårdt arbejde med opstilling/nedtagning og lange vagter i butikken, der var åben fra 10-22. De frivillige ydede en stor indsats.

Møde i FormandsNetværket -Odense, Svendborg, Midtfyn og Faaborg- har drøftet formandsmødet på Ærø og mulighederne for at samarbejde mere om det internationale arbejde.

Add. 11 -møde med FS om annoncering-intet nyt. Netværksmøde gennemført, besøg af Åbenrå-afdeling, der beså sortering, møbelafdeling og butikken, vi fik meget ros for hele den måde vi arbejder på. Flere møder med kommunen angående nye projekter. Butiksmøder i Kværndrup ligger på faste månedsdage-  i Ringe aftales fra gang til gang.

 

  1. Orientering fra kontaktpersonerne:

 Add. 13 -Inge orienterede om, at Ældrelejren er på plads og at Landsindsamlingen også er på plads, men at vi ikke har oversigt over, hvor mange indsamlere, der har meldt sig, sidste frist er nu dagen før indsamlingen. Samaritterne har store vanskeligheder med at få samaritter fra andre afdelinger til at hjælpe med de meget store broløb, der finder sted inden for den nærmeste tid.

Bodil orienterede om, at børnelejren var på plads, og at der ikke i vores område havde været unge til ungelejren, vi skal overveje om vi skal fortsætte medansøgning til ungelejren fremover.

Villy orienterede om, at Pigelejren i Malawi var afsluttet, og at vi afventer evalueringen herfra.

Torben orienterede om, at der var ny frivillig til Værestedet på Midtpunktet, og at der måske skal evalueres på samarbejdsaftalen.

 

  1.  Kommunekreds samarbejde:

    ES orienterer:

         Add.11 – ES har opfordret til at kommunekredsen mødes og har tilbudt at være formand for kredsen og påtage sig det nødvendige arbejde forbundet hermed, hvilket er blevet godkendt af de to andre afdelinger. Mødet finder sted den 11.09 kl. 10.00 i Faaborg.

 

  1. Invitation til deltagelse i 65+…hvad nu?

Add. 14 Projekt udsendt før mødet. Bodil tilbød at være ansvarlig for standen på kommunekontoret og ES skriver til aktivitetslederne og anmoder om, at flere frivillige fra aktiviteterne melder sig og deltager på standen.

 

  1. Anvendelse af vore varebiler medens den store varevogn repareres:

        Add. 15Bestyrelsen anmodede ERS om, at afklare sagen med Jørgen Dalskov og møbelafdelingen. (der er i dag fremsendt oversigt til møbelafdelingen og Jørgen).

 

  1. Dato og tid for næste møde – 18.09 kl.??

           Add. 14

           – mødet den 18.09 afholdes kl 14.00 på Guldhøj.

          –  mødet den 23.10 afholdes kl.16.00 – kl. 18.30 møde med aktivitetslederne på Guldhøj.

           –  møde den 20.11 afholdes kl 14.00 på Guldhøj.

           –  møde den 11.12 afholdes kl.16.00 hos formanden.

 

 

  1.  Eventuelt:

 Add. 15 -ES undersøger om bilforsikring omfatter ”lånebil”. Inge spurgte, om vi kan annoncere efter flere til samarittjenesten, ES undersøger, om det kan blive i uge 44.

 

Ref. Egon.